La gestion du personnel et le plan de formation

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Avec qui je travaille ?
J’aimerais tant que mes collègues de travail me ressemblent ! Eh bien non, prends en conscience mon gars, nous sommes tous différents et ce qui peux nous unir sont le système de management et les valeurs de l’entreprise sur lesquelles nous nous sommes engagés développant ainsi un esprit d’équipe.
Cette diversité des hommes fait la richesse de l’entreprise. Ainsi l’entreprise développe un milieu d’échange de savoir, de comportements et de compétences.
Un organisme, quel qu’il soit, doit être managé.
Le grand principe actuel des systèmes de management est « La roue de DEMING » dite aussi le PDCA : Plan (je prévois), Do (je décide), Check (je contrôle) et Act (je fais). On dit qu’une entreprise doit être structurée pour mettre en œuvre ces quatre moteurs du système. Si un de ces moteurs est en panne, alors l’entreprise régresse. Cet outil est très bien mais, à mon avis, pas suffisant, il faut aussi trouver des hommes pour les mettre en œuvre.
Comment relier les hommes au système de management ?
Je propose de rajouter une deuxième roue, ALBA qui demande des « charismes à chacun : l’équipe constituant l’entreprise mériterait un Aigle (visionnaire, précis, intelligent), un Lion (fort, intelligent, serein), un Bœuf (vaillant, productif, endurant) et un Ange (respectueux, à l’écoute, avec des valeurs). Il s’agit d’une caricature, bien sûr, car nous ne sommes pas chacun d’entre nous totalement Aigle, Lion, Bœuf ou Ange mais nous sommes sûrement un peu de chaque avec des prédominantes. Aussi, quand nous construisons une équipe, il est conseillé d’analyser ses déséquilibres de charismes, de compétences et de les compléter.
Alors Aigle, Lion, Bœuf ou Ange ?

Yves CASTEL, gérant – consultant.

LA FORMATION DES SALARIES :
UNE OBLIGATION LEGALE, UN GAGE DE COMPETITIVITE

  • Une obligation légale : Toute entreprise, quel que soit son effectif, est soumise à l’obligation de participer au développement de la formation professionnelle continue des salariés par des versements obligatoires et/ou par l’organisation de formations pour les salariés
  • Un gage de compétitivité : Développer les compétences des collaborateurs, les motiver, mettre à jour leurs connaissances, leur permettre d’échanger avec des confrères et d’identifier de nouvelles pratiques de marché… c’est améliorer la compétitivité de l’entreprise

Les taux de contribution s’expriment en pourcentage de la masse salariale brute annuelle

Effectif salarié

1 à 9

10 à 19

20 et plus

Obligation minimale

0,55 %

1,05 %

1,60 %

Dont CIF

0,20 %

Dont DIF et professionnalisation

0,15 %

0,15 %

0,50 %

Dont plan de formation

0,40 %

0,90 %

0,90 %

A noter 1 : Ces taux sont minimaux et peuvent être fixés à des taux supérieurs par convention collective
A noter 2 : Toute entreprise employant des CDD doit en plus une contribution supplémentaire au titre du CIF-CDD à hauteur d’1% de la masse salariale brute annuelle des CDD de l’année N.

LE PLAN DE FORMATION : UN OUTIL STRATEGIQUE POUR ANTICIPER L’AVENIR

  • Il regroupe l’ensemble des actions de formation retenues par l’employeur en vue de faire face aux besoins de l’entreprise et aux évolutions technologiques.
  • Il peut être infra-annuel (trimestriel, semestriel…), annuel ou pluriannuel.

POURQUOI FAIRE ?

  • Utiliser / optimiser une obligation légale : votre contribution au financement de la formation professionnelle. Outil de rentabilité financière, le Plan de Formation vous permet de récupérer tout ou partie des cotisations légalement versées.
  • Entreprises d’au moins 10 salariés : elles peuvent disposer du solde de leur participation pour financer des actions de formation à destination de leurs salariés.
  • Entreprises de moins de 10 salariés : les sommes sont mutualisées. Il appartient donc à l’OPCA de décider de la prise en charge totale ou partielle des dépenses de formation engagées par l’entreprise.
  • Mettre en place une réelle démarche de formation : outil de gestion des Ressources Humaines, le Plan de Formation permet d’élaborer une politique de développement des compétences des salariés et/ou d’adaptation au poste de travail. Il permet aussi une bonne gestion des compteurs DIF.

LE DIF : UN PROJET COMMUN A L’EMPLOYEUR ET AU SALARIE

Le DIF (Droit Individuel à la Formation) est  un moyen pour les salariés d’accéder à des actions de formation professionnelle, à leur initiative et avec l’accord de l’employeur.
L’employeur a l’obligation d’informer chaque salarié, par écrit et annuellement, du total des droits qu’il a acquis au titre du DIF.
Par an, le crédit d’heure est de 20 heures cumulables pendant 6 ans jusqu’à un plafond de 120 heures. Au-delà de 120 heures acquises, le salarié ne peut plus acquérir de droit à la formation au titre du DIF. L’initiative d’utiliser le crédit d’heures ainsi acquis, appartient au salarié, mais la mise en œuvre du DIF requiert l’accord de l’employeur sur le choix de l’action de formation.
Le DIF étant un droit reconnu au salarié, celui-ci est libre ou non de l’utiliser. S’il décide de ne pas l’utiliser, il ne peut pas demander de compensation financière à son employeur au titre des heures acquises et non utilisées.

DIF ET PLAN DE FORMATION : UN « CO-INVESTISSEMENT » EMPLOYEUR – SALARIE

Avec l’accord de l’employeur et du salarié, une action de formation peut être suivie à la fois dans le cadre du DIF et du plan de formation. Par exemple, une formation en Anglais ou à la bureautique peut relever aussi bien du développement des compétences personnelles du salarié (catégorie 2) que de l’adaptation au poste de travail (catégorie 1).
Cette double qualification permet à l’employeur d’optimiser ses dépenses de formation par une prise en charge par l’OPCA et au salarié d’utiliser son compteur DIF.

L’OPCA : POUR OPTIMISER VOS INVESTISSEMENTS EN FORMATION

Un Organisme Paritaire Collecteur Agréé (OPCA) a trois missions principales : collecter, mutualiser et redistribuer les obligations financières des entreprises en matière de formation professionnelle.

L’OPCA répartit l’argent des cotisations selon les besoins des entreprises et non selon les montants versés. Conséquences directes :

  • Une entreprise qui met en place un grand nombre de formations peut récupérer plus de fonds que le montant de ses versements.
  • Véritables « bons à consommer », les versements obligatoires ne sont pas récupérables si l’entreprise a mis en place peu de formations à l’intention de ses salariés.

POUQUOI ADHERER A UN OPCA ?

Entreprises de moins de 10 salariés, vos cotisations légales sont obligatoirement versées à un OPCA.
Entreprises de plus de 10 salariés, seuls les versements correspondant au Plan de Formation (0,9% de la masse salariale brute annuelle) peuvent être gérés en direct. Néanmoins, les verser à un OPCA vous permet de bénéficier de multiples avantages

  • Ingénierie financière : possibilité d’obtenir des financements et cofinancements européens, nationaux ou régionaux.
  • Ingénierie de la formation : diagnostic des besoins, accompagnement dans la gestion des ressources humaines, définition du projet de formation…
  • Simplifications administratives : vérification d’imputabilité, sécurisation fiscale, préparation des déclarations annuelles, subrogation de paiement, suivi des dépenses…

J2C services est à votre service avec son expertise dans l’ingénierie de formation. N’hésitez surtout pas à nous contacter pour la gestion de votre Plan de formation et le montage de vos dossiers.

Didier TERRAIL, chef de projet – consultant.

Dans toute entreprise, le personnel effectuant un travail ayant une incidence sur la conformité aux exigences relatives au produit doit être compétent sur la base de la formation initiale et professionnelle, du savoir-faire et de l’expérience. 

C’est pourquoi il est nécessaire d’accorder une importance forte à la gestion du personnel dans l’entreprise, notamment sur l’approche compétence et formation.
Selon l’ISO 9001, L’organisme doit :
a) déterminer les compétences nécessaires pour le personnel effectuant un travail ayant une incidence sur la conformité aux exigences relatives au produit;
b) de façon adaptée, pourvoir à la formation ou entreprendre d’autres actions pour acquérir les compétences nécessaires. 

Le plan de formation réglementaire et légal (établi chaque année), basé sur les besoins identifiés par les Responsables de Service, fait l’objet notamment d’un enregistrement individuel des formés et des compétences acquises. L’identification de ces besoins peut aussi relever d’échanges au cours de l’entretien individuel périodique, aussi bien que de la stratégie produit / marché développée par l’Entreprise. Son élaboration est assurée sous la responsabilité pleine et entière du chef d’entreprise, après consultation des représentants du personnel.Comment le plan de formation est-il financé ? Le plan de formation est financé sur votre budget de formation.
– Dans les entreprises de dix salariés et plus, le financement des actions de formation, les bilans de compétences ou de validation des acquis de l’expérience s’impute sur la contribution de 0,9 % de la masse salariale brute.
– Dans les entreprises de moins de 10 salariés, la contribution à la formation professionnelle continue de 0,55 % est obligatoirement versée à un organisme collecteur agréé par l’Etat qui la mutualise et finance les actions de formation, les bilans de compétences ou la validation des acquis de l’expérience. 

Miser sur la formation et l’amélioration des compétences du personnel est gage d’intéressement, de développement, et de progrès au sein de l’entreprise.
J2C services, avec son réseau de formateurs pluridisciplinaires, se positionne comme votre interlocuteur privilégié pour vous aider à gérer votre plan de formation, de sa définition jusqu’à l’accompagnement dans l’organisation des formations.
Yohann BACQUE, consultant.

Récompenser ses collaborateurs
sans se ruiner 

Malgré le contexte difficile actuellement, il est encore des entreprises qui attachent une importance toute particulière à la motivation des salariés.
Quand les gens pensent honorer les employés pour du travail bien fait, ils pensent généralement récompenses monétaires. Toutefois, sur le long terme ces dernières ne sont pas le meilleur type de récompense. Une fois offerts, les primes peuvent venir à être attendues et vite oubliées. En revanche des commentaires, fréquents, positifs fournis dans unenvironnement agréable fait une énorme différence pour les salariés dans la manière d’être valorisé et, par conséquent, dans leur engagement pour votre entreprise.  La reconnaissance par les pairs, par exemple en célébrant les succès avec des croissants ou des pizzas, en  invitant les employés à partager leurs expériences, sera renforcer le sentiment d’engagement et de travail d’équipe des salariés.

Pour stimuler la motivation, il faut une démarche positive. La hiérarchie doit pouvoir envoyer des signaux de félicitations qui incitent le salarié à aller de l’avant. Les membres d’une entreprise restent des humains et l’affectif, le relationnel restent des domaines sur lesquels on peut agir. L’on a toujours beaucoup plus facilement tendance à dire ce qui ne va pas qu’à relever ce qui est bien. Si l’on veut qu’il se répète, qu’il ne reste pas une action isolée due au hasard, il faut en faire état et le valoriser. 

Sur ce sujet, je souhaitais partager avec vous quelques conseils extraits du livre humoristique,Le principe de Dilbert de Scott Adams :

Revoir l’emploi du temps
Compresser les activités productives pour qu’elles prennent le moins de temps possible augmente l’intérêt des collaborateurs, et rendra le salarié plus productif. Si l’employé sait qu’il pourra partir lorsqu’il aura atteint son objectif, quand bien même il ne serait que 16h30. Il y a fort à parier qu’il mettra la meilleure volonté du monde à abattre la besogne le plus rapidement possible.
Supprimer les obstacles et fournir les ressources pour préserver la bonne humeur des employés.
·      Assouplir les emplois du temps : convenir avec un salarié qui a certaines contraintes, un arrangement pour assouplir son emploi du temps permettra de l’allégerez alors d’une source de stress, et il y a fort à parier que sa reconnaissance améliorera sa loyauté et sa motivation.
·      Lâcher du lest sur l’évaluation : si vous allégez les procédures d’évaluation, si vous décidez de leur faire confiance, vous les engagez à se comporter de manière responsable et à travailler sérieusement.
·      Compétences, connaissances et formation :
Un emploi ou l’on apprend plus rien est terriblement démotivant, faciliter l’accès aux nouvelles compétences sera bénéfique pour tout le monde : d’une part, chacun sera plus motivé par un job enrichissant, et d’autre part, cette ouverture encouragera la créativité.

Rochelle DUFOUR, chef de projet – consultante.

La GPEC : un outil d’anticipation

La Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) permet aux entreprises de préparer l’avenir. C’est un dispositif efficace pour surmonter les multiples évolutions qui leur sont imposées : mutations technologiques, concurrence, évolutions démographiques, …

Pour démarrer une GPEC, il faut d’abord connaîtrela stratégie de l’entreprise, ses forces et ses faiblesses ainsi que les facteurs exogènes (opportunités et menaces dues à des évolutions juridiques, fiscales, technologiques…) susceptibles de l’impacter. Les PME, dont le dirigeant gère les RH, disposent en ce sens d’un certain avantage.
Une fois la stratégie validée, la deuxième étape consiste à faire le point sur les compétences dont l’entreprise dispose et sur la façon dont elle peut les mobiliser et les gérer pour se développer ou se maintenir. L’un des moyens de les identifier est de procéder à la réalisation des fiches de fonction.

L’évaluation des compétences se construit avec une grille de lecture à plusieurs entrées (matrice de compétence). Cette analyse d’ensemble mettra en lumière les décalages entre le niveau de compétence attendu et le niveau de compétence réel. Les entretiens annuels d’évaluation et l’entretien professionnel sont autant d’outils sur lesquels l’entreprise peut s’appuyer.
Une fois cet état des lieux réalisé, la GPEC entre dans la troisième phase d’analyse des écarts qui permet de comparer cette « photographie » aux objectifs stratégiques poursuivis.
Vient enfin la phase des solutions qui peut se traduire par des actions concrètes comme du recrutement, de la formation, …
Le plan d’action a pour vocation d’organiser le transfert de compétences et d’aligner les RH sur la stratégie : certains métiers vont se créer, d’autres vont se développer et, parfois, certains vont disparaître.

Rochelle DUFOUR, chef de projet – consultante.

FIDELISATION DES COMPETENCES

Sont concernés :
– Les compétences stratégiques de l’entreprise
– Les salariés de l’entreprise.

La fidélisation des compétences c’est l’action volontaire de l’entreprise pour mettre en place un environnement qui maintienne durablement l’attachement de ses salariés.
Ainsi, cela consiste à mettre les salariés et leurs attentes au centre des préoccupations de l’entreprise (en assurant une satisfaction professionnelle des salariés, en instaurant une relation partagée de confiance).
Fidéliser, c’est donc créer une relation adaptée atant des compétences stratégiques pour l’entreprise.

Quels enjeux :

Attirer les compétences :
– Préparer son entreprise aux enjeux de demain
– Attirer les hauts-ptentiels dans l’entreprise

Développer les compétences :
– Adapter son entreprise aux changements techologique ou organisationnels
– Accompagner le développement de l’entreprise en augmentant les niveaux de compétences

Fidéliser les compétences :
– Limiter les coûts du turn-over
– Faire face au vieillissement des salariés et renouveler les équipes
– Valoriser les salariés détenteurs de savoir-faire indispensable et de compétences stratégiques

Le coût du turn-over

Le coût du turn-over est très souvent minimisé ou du moins mal apprécié. Très souvent il est réduit à sa plus simple expression :
C turn-over = C recrutement + C formation

Les coûts réels à prendre en compte :
– Perte d’efficacité du salarié avant le départ
– Versement d’indemnistés et coût de trésorerie du départ
– Concurrence après le départ
– Coût de remplacement du partant
– Coût total du recrutement du nouvel entrant (frais administratifs, frais d’apprentissage, de formation…)
– Coûts de mouvements associés au départ…

Les compétences à fidéliser

Si les avantages liés à la mise en place d’une stratégie de fidélisation sont avérés, reste à identifier les postes clés et les profils de salariés à fidéliser.
il convient de porter ses efforts sur les compétences qui s’avèrent stratégiques pour l’entreprise pour les années à venir.

Quelques outils pour vous aider :
– Les référentiels des métiers de branche et cartographie de vos métiers
– Les aires de mobilité
– Les entretiens : l’entretien annuel, l’entretien professionnel, l’entretien de seconde partie de carrière, l’entretien de départ du salarié…
– Les outils internes

J2C services a une grande expertise dans le management et l’accompagnement d’entreprise de toutes taille. Ces consultant sont là pour vous conseiller et vous aider dans la mise en place de vos actions pour fidéliser les compétences de votre entreprise.

Didier TERRAIL, chef de projet – consultant.

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