La gestion du temps

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Le Temps nous est donné, il nous appartient.
Est-ce que nous utilisons correctement le temps qui nous est donné ?
Sur une journée, en moyenne :
– 25 % est consacré au travail pour gagner notre vie,
– 30 % à dormir,
– 10 % à manger,
Que faisons-nous des 35 % qui restent ? : la famille, les loisirs, le travail, …
On dit que le Français regarde la télévision pendant 3 H 50 durant sa journée ! Soit 16 % de sa journée ! Le temps passé sur internet…. Nous avons sûrement le Temps. Le stress est le sentiment de ne pas avoir fait ce que l’on devait faire. Finalement certains stressent dans les 35 heures au travail ! Si on se donnait plus de temps pour tout alors on stresserait mois. On a le Temps mais nous le segmentons tellement par compartiment, temps de travail, temps de famille, temps de loisirs, que nous pensons avoir le temps de ne rien faire.
Sortons du schéma classique d’une vie prédécoupée et vivons notre vie comme un ensemble sans frontière : vie personnelle, vie de travail, vie associative … le Tout en un.
Alors, nous aurons le temps pour tout.

Les gros cailloux
Une entreprise fait un appel d’offres pour mettre en place une formation sur la gestion du temps.
Un vieux monsieur propose un stage d’une durée d’une demi-heure.
L’entreprise choisit cette option avec suspicion.
Action en diminution de risques : l’entreprise envoie tous ces jeunes cadres en formation, à ce prix-là, elle ne risque pas grand-chose.
Début de stage, le vieux monsieur présente des outils : une poubelle de bureau et un tas de cailloux.
Il  présente la poubelle et montre qu’elle est bien vide. Il la remplit de gros cailloux, gros comme une balle de tennis. Il demande alors aux stagiaires si la poubelle est pleine. Quelques-uns disent oui, d’autres non.
« Non, effectivement, elle n’est pas pleine. » répond le vieux monsieur.
Il met alors des graviers dans la poubelle et brasse l’ensemble jusqu’à ce que les graviers ne rentrent plus dans la poubelle.
« Est-ce que la poubelle est pleine maintenant ? »
Quelques-uns disent oui, d’autres non.
« Non, effectivement, elle n’est pas pleine. » reprend le vieux Monsieur.
Il la remplit alors de sable et brasse l’ensemble jusqu’à ce qu’il ne rentre plus de sable.
« Est-ce que la poubelle est pleine maintenant ? » etc.
Que peut-on dire de cet exercice ? demande le vieux monsieur.
Pierre, le plus sérieux du stage dit : « nous sommes dans un stage sur la gestion du temps. Votre démonstration met en évidence que si vous avez un emploi du temps bien rempli, vous pouvez indéfiniment continuer à la remplir. »
Le vieux monsieur conclut : « Non, Pierre, tu n’as pas bien compris. Dans ton agenda, si tu veux que tout rentre, il faut placer avant tout les gros cailloux, puis les graviers, plus le sable.»
Quels sont les gros cailloux dans votre vie ?

Yves CASTEL, Gérant – Consultant.

Gestion du temps : efficacité et productivité
Bien gérer votre temps de travail vous permet de gagner en efficacité et en productivité. Vous devez définir des objectifs, des priorités, les temps alloués, un planning dans votre travail.
Quelques réflexes simples, à mettre en application au quotidien, peuvent vous aider dans votre chasse au gaspillage de minutes. Echanges avec vos collègues, lecture des emails, rendez-vous… Autant d’actes qui peuvent être optimisés. En mettant en pratique ne serait-ce que quelques-unes de ces idées, vous pouvez gagner une heure par jour. Apprenez à ne pas perdre du temps… pour en gagner !
– Principe n° 1 : aménager son espace de travail
– Principe n° 2 : arrêter de jongler entre les dossiers
– Principe n° 3 : planifier sa journée, sa semaine
– Principe n° 4 : formaliser les échanges avec ses collègues
– Principe n° 5 : profiter de ses heures de pleine énergie
– Principe n° 6 : apprendre à dire non
– Principe n° 7 : fixer intelligemment ses rendez-vous extérieurs
– Principe n° 8 : mettre fin aux réunions marathon
– Principe n° 9 : arriver plus tôt au bureau
– Principe n° 10 : ne pas chercher à tout faire seul
– Principe n° 11 : brancher son téléphone sur messagerie
– Principe n° 12 : consulter ses emails 2 à 3 fois pas jour
– Principe n° 13 : organiser sa boîte email
– Principe n° 14 : mener une seule tâche à la fois
– Principe n° 15 : stop aux problèmes techniques (ordinateur, logiciel)
– Principe n° 16 : prévenir les imprévus (temps à prévoir et à ne pas minimiser)
Serez-vous capable de vous lancez des défis pour améliorer votre efficacité ?
J2C-services peut vous aider dans votre gestion du temps par de la formation ou de l’accompagnement à l’utilisation d’outils méthodologiques pour la gestion de votre temps.

Yohann BACQUE, consultant.

L’informatique au service de la gestion du temps
La gestion de temps est une des composantes de la gestion de projet. Au départ, la mise en place du projet est définie et les méthodes appropriées pour sa réalisation sont déterminées.
Après cette étape, les durées pour les diverses tâches nécessaires pour achever les travaux sont répertoriées et regroupées dans une structure de répartition du travail. Les dépendances logiques entre les tâches sont définies à l’aide d’un diagramme d’activités qui permet d’identifier le chemin critique. Les temps de flottement dans le calendrier peuvent être calculés en utilisant un logiciel de gestion de projet.
Ce n’est qu’ensuite que les ressources nécessaires à la mise en œuvre du projet peuvent être estimées ainsi que les coûts de chacune des activités, ce qui donne le coût total du projet.
Une fois établie et acceptée, le planification devient ce qu’on appelle la « ligne de base ».
Les logiciels de gestion de temps sont apparus dès les années 1980 (avec Timesheet, Temps 2000, eTemptation, OpenTime, ToolTime…). Ces logiciels recouvrent de nombreux types de fonctionnalités, y compris la gestion de temps, la planification, le contrôle des coûts et la gestion du budget, l’allocation des ressources, logiciels de collaboration, communication, gestion de la qualité et de la documentation ou les systèmes d’administration, qui sont utilisés pour faire face à la complexité des grands projets.
La gestion du temps de travail s’automatise et se complexifie: « De nombreux secteurs d’activité requièrent de comptabiliser ou de planifier le temps de travail de leurs salariés. Les applications vont de la simple gestion des absences, la gestion des 35 heures, jusqu’à la mise en place d’emplois du temps soumis à tous types de contraintes ».
J2C services, fort sa compétence en gestion des organisations, est là pour vous apporter son expertise dans ce domaine. 

Didier TERRAIL, chef de projet – formateur.

Un art difficile !
La gestion du temps, pour le dire simplement, a pour objectif l’optimisation de son emploi du temps et de son planning. Une bonne gestion du temps peut vous aider à mieux vous concentrer, à mieux vous organiser, à gagner en efficacité. et, aussi à réduire votre stress.
Apprendre à gérer son temps n’est jamais une tâche facile mais elle s’apprend. La planification est primordiale. Il est parfois difficile de l’admettre, mais prendre l’habitude de dresser une liste de choses à faire, de s’arrêter pour planifier la journée de demain ou la semaine et les mois qui viennent sont des éléments importants de la gestion du temps.
L’autre meilleure façon de gagner du temps est de ne pas en perdre et cela exige un certain effort d’adaptation aux autres (savoir dire non, négocier son temps,…), aux enjeux et à vous-même.
« Le Temps c’est de l’argent », ce proverbe bien connu est très révélateur sur la valeur que l’on porte au temps, et donc à la nécessité d’en assurer une gestion efficace pour économiser l’effort et avoir un… prompt résultat.
Classe Manager peut vous aider dans votre gestion du temps par de la formation ou de l’accompagnement à l’utilisation d’outils méthodologiques pour la gestion de votre temps.

Sibylle DUPARD, consultante.

Prendre son temps
En ce qui concerne la gestion du temps tout le monde a ses méthodes (ou pas…), mais ce qui est commun à tous c’est qu’une journée fait 24 heures. Il est donc important de savoir GERER son temps pour AVOIR du temps. Mais pour GERER son temps il faut tout d’abord PRENDRE son temps. Cela fait beaucoup de TEMPS pour des heures qui passent si vite…
Lorsque que notre travail consomme déjà tout notre temps, nous n’avons pas le temps de nous arrêter. Pourtant le temps passé à s’organiser, même s’il semble toujours trop long, est statistiquement rentable sur du moyen terme : les méthodes Américaines et Japonaises sur la gestion du temps et l’efficacité qui en découlent dans des Entreprise internationales de l’automobiles, par exemple, en est la preuve. En priorisant et en planifiant nos actions nous sommes encore plus performants, seulement ce travail d’introspection est parfois dur à mener seul.
C’est pourquoi pour GAGNER du temps il faut d’abord en PRENDRE : de manière collaborative et en s’entourant de personnes aux conseils avisés afin de choisir les bonnes orientations pour pérenniser la performance de l’organisation.
Une bonne gestion du temps conduit à vivre l’essentiel que ce soit dans le travail ou en dehors.
Rochelle DUFOUR, chef de projet – consultante.

L’urgence généralisée et la gestion du temps
La plupart des entreprises fonctionnent en flux tendu mais comment le manager arrive-t-il à bien gérer les priorités quand la performance est liée à la vitesse ?
Les moyens de communication actuels comme le téléphone mobile et l’internet nous poussent à donner des réponses immédiates quand nous pouvons être joints de façon instantanée.
La vitesse et l’urgence se confondent. De même nous finissons par confondre importance et urgence ce qui est source de contre performance.
Le manager doit savoir gérer la performance et la vitesse sans tomber dans l’urgence généralisée.
Pour cela le manager doit :
– Gérer le budget temps de l’équipe
– Gérer les vraies priorités
– Gérer son temps de travail en faisant la chasse aux fausses priorités, aux sollicitations anarchiques, aux mangeurs de temps, aux discussions inutiles.
J2C services aide les managers à améliorer la gestion du temps de l’équipe et la leur en se posant les bonnes questions face à une urgence et en adoptant des règles quotidiennes d’organisation personnelle qui peuvent faire gagner jusqu’à une heure par jour. 

Michel GISTAU, consultant.

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